De laatste schoolbel heeft geklonken. Agenda’s worden leger, koffers gaan dicht en in veel Woerdense huishoudens verschuift het ritme. De zomervakantie is begonnen. Voor de vrijwilligers van de Woerdense VakantieWeek betekent dat juist het tegenovergestelde: het tempo gaat omhoog.

Over minder dan vijf weken begint op het Exercitieveld de VakantieWeek. Negen dagen waarin duizenden bezoekers samenkomen voor activiteiten, optredens, sport, spel en vooral veel ontmoetingen. Wat maandenlang bestond uit plannen, schema’s en overleg, krijgt de komende weken steeds meer vorm. De zomervakantie mag dan pas net zijn begonnen, De Leukste Week van het Jaar! is dichterbij dan het soms voelt.

Aan negen dagen VakantieWeek gaat bijna een jaar van voorbereidingen vooraf. Veel vrijwilligers begonnen al kort na de vorige editie met terugblikken, evalueren en vooruitkijken. Ideeën werden uitgewerkt, programmaonderdelen samengesteld en artiesten, leveranciers en sponsoren benaderd. Nu breekt een andere fase aan. De grote lijnen liggen vast, maar juist in de laatste weken moeten talloze onderdelen precies op hun plaats vallen. Draaiboeken worden nog eens doorgelopen, afspraken bevestigd en praktische vragen opgelost.

Dat werk gebeurt voor een groot deel buiten het zicht van het publiek. Bezoekers zien straks een ingericht Exercitieveld en een programma dat negen dagen lang van de ochtend tot diep in de avond doorloopt. Achter ieder programmaonderdeel staat een groep vrijwilligers die lang van tevoren heeft nagedacht over wat ervoor nodig is. Waar moet alles komen te staan? Wie is wanneer aanwezig? Zijn alle materialen geregeld? Sluiten de verschillende programmaonderdelen goed op elkaar aan? Het zijn vragen waar een bezoeker tijdens de VakantieWeek niets van hoeft te merken. Precies daarom zijn de vrijwilligers er nu al dagelijks mee bezig.

Binnen de Woerdense VakantieWeek wordt vaak gesproken over de rode familie. Dat is meer dan een bijnaam voor de grote groep vrijwilligers die tijdens de negen dagen herkenbaar aanwezig is. Het zegt iets over de onderlinge band en over het gezamenlijke gevoel van verantwoordelijkheid voor een evenement dat al generaties lang bij Woerden hoort. Sommige vrijwilligers zijn al tientallen jaren betrokken. Anderen beleven straks hun eerste editie aan de andere kant van de schermen. Ze bouwen op, begeleiden activiteiten, ontvangen artiesten en bezoekers, houden het terrein schoon, schenken drankjes en zorgen ervoor dat het programma kan blijven draaien. 

Samen vormen zij het gezicht en het fundament van de VakantieWeek. Niet alleen tijdens de negen dagen op het Exercitieveld, maar ook in alle maanden die eraan voorafgaan. Die rode familie staat er bovendien niet alleen voor. Zonder sponsoren, leveranciers, verenigingen, artiesten en andere betrokken partners zou een evenement van deze omvang niet mogelijk zijn. Hun bijdrage is soms zichtbaar op het terrein en soms juist achter de schermen, maar steeds onderdeel van hetzelfde gezamenlijke verhaal

Voor veel Woerdenaren is de VakantieWeek meer dan een evenement op de kalender. De negen dagen vormen een herkenbaar punt aan het einde van de zomervakantie. Vakanties worden eromheen gepland, vrienden spreken er opnieuw af en kinderen kijken uit naar activiteiten die voor hun ouders soms net zo vertrouwd zijn.

Iedereen beleeft de week op zijn eigen manier. Voor de een draait zij om muziek en lange avonden, voor de ander om sport, spel of een jaarlijks uitje met de familie. Sommigen zijn alle negen dagen op het Exercitieveld te vinden. Anderen kiezen ieder jaar dat ene vaste programmaonderdeel. Juist in die verschillende belevingen zit de kracht van de VakantieWeek. Negen dagen lang lopen generaties, buurten en vriendengroepen door elkaar. Bekenden treffen elkaar, oud-Woerdenaren keren terug en nieuwe bezoekers maken kennis met een traditie die door de hele stad wordt gedragen. 

Voorlopig zijn er nog rustige ochtenden, lange zomeravonden en vakanties dichtbij of ver van huis. Maar terwijl een deel van Woerden even gas terugneemt, groeit achter de schermen de bedrijvigheid. De komende weken wordt het werk van de vrijwilligers steeds zichtbaarder. Plannen veranderen in concrete werkzaamheden. Materialen worden verzameld, de laatste details worden ingevuld en uiteindelijk krijgt het Exercitieveld zijn tijdelijke nieuwe gezicht. Dan maken de maanden van voorbereiding plaats voor negen dagen vol activiteiten, muziek, tradities en onverwachte ontmoetingen. Negen dagen waarin vrijwilligers, bezoekers, sponsoren en alle andere betrokkenen samen de VakantieWeek maken.

Minder dan vijf weken. Wie nu aan het begin van de zomervakantie staat, hoeft nog niet op de dagen vooruit te lopen. Maar zodra de koffers weer zijn uitgepakt, is het ineens zover. De zomervakantie is begonnen. Voor de vrijwilligers en de rest van Woerden is daarmee ook het aftellen naar De Leukste Week van het Jaar! begonnen.